Chênh lệch hàng tồn kho không chỉ là vấn đề của thủ kho

Cuối ngày, hệ thống báo còn 520 sản phẩm.

Nhưng khi nhân viên kho kiểm đếm thực tế, chỉ còn 497 sản phẩm.

23 sản phẩm chênh lệch ở đâu?

Đây là tình huống quen thuộc tại nhiều doanh nghiệp bán lẻ, phân phối và chuỗi cửa hàng có lượng hàng hóa lớn, nhiều điểm lưu kho hoặc tần suất nhập – xuất cao.

Vấn đề không nằm ở việc “thiếu 23 sản phẩm”.

Vấn đề lớn hơn là doanh nghiệp không biết chính xác 23 sản phẩm đó sai ở bước nào. Nếu phải mở Excel, kiểm tra phiếu nhập, phiếu xuất, lịch sử chuyển kho, tin nhắn giữa các bộ phận rồi hỏi từng nhân viên để truy lại, một lần đối soát tồn kho có thể kéo dài hàng giờ. Trong khi đó, chênh lệch vẫn tiếp tục phát sinh.

Theo các hướng dẫn về kiểm soát tồn kho, sai lệch thường liên quan đến nhiều điểm trong chuỗi vận hành như nhập hàng, put-away, picking, chuyển vị trí, đơn vị tính, hàng hỏng hoặc giao dịch chưa được ghi nhận.

Vì vậy, xử lý chênh lệch hàng tồn kho không nên chỉ là “đếm lại và sửa số”. Doanh nghiệp cần tìm được nguyên nhân và kiểm soát được điểm phát sinh sai lệch.

1. Chênh lệch hàng tồn kho là gì?

Chênh lệch hàng tồn kho là tình trạng số lượng hàng hóa thực tế tại kho không khớp với số lượng được ghi nhận trên hệ thống quản lý.

Có hai trường hợp phổ biến:

• Tồn thực tế < tồn hệ thống: thiếu hàng.
• Tồn thực tế > tồn hệ thống: dư hàng.

Ví dụ:

Mặt hàng	Tồn trên hệ thống	Tồn thực tế	Chênh lệch
Sản phẩm A	1.000	970	-30
Sản phẩm B	500	515	+15
Sản phẩm C	250	250	0

Một số doanh nghiệp chỉ xử lý bằng cách điều chỉnh số liệu để hai bên bằng nhau.

Đây là cách giải quyết nhanh nhưng chưa giải quyết được nguyên nhân gốc.

Nếu 30 sản phẩm thiếu do nhân viên xuất kho nhưng chưa ghi nhận, việc điều chỉnh số tồn chỉ làm dữ liệu “đẹp” hơn trong ngày hôm đó. Sai lệch hoàn toàn có thể lặp lại ở lần nhập – xuất tiếp theo.

2. Vì sao doanh nghiệp thường bị chênh lệch tồn kho?

2.1. Nhập kho không đúng số lượng thực tế

Nhà cung cấp giao 98 sản phẩm nhưng chứng từ ghi nhận 100. Nếu nhân viên kho chỉ kiểm tra chứng từ mà không đối chiếu hàng thực nhận, hệ thống đã sai ngay từ đầu.

Đây là một trong những điểm quan trọng cần kiểm soát vì lỗi phát sinh ở khâu nhận hàng có thể kéo theo sai lệch ở toàn bộ các bước sau. Đây là một lý do khiến bạn phải xử lý chênh lệch hàng tồn kho.

2.2. Xuất kho nhưng cập nhật dữ liệu chậm

Hàng đã được xuất khỏi kho nhưng phiếu xuất chưa được cập nhật. Trong thời gian đó, hệ thống vẫn báo hàng còn.

Khi bộ phận Sales tiếp tục nhận đơn, nhân viên có thể nhìn thấy tồn kho trên hệ thống và cam kết với khách hàng một lượng hàng thực tế không còn.

Người bị ảnh hưởng: Sales, Kho, CSKH và cuối cùng là khách hàng.

2.3. Chuyển kho nhưng không ghi nhận đầy đủ

Đây là bài toán thường gặp ở doanh nghiệp có nhiều kho hoặc chuỗi cửa hàng.

Kho A đã xuất hàng.

Nhưng kho B chưa xác nhận nhận hàng.

Nếu quy trình chuyển kho không có trạng thái rõ ràng, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:

Kho A không còn → Kho B chưa có → Hệ thống không biết hàng đang ở đâu.

2.4. Hàng hỏng, thất thoát, hàng trả lại chưa được cập nhật

Hàng lỗi, hàng hỏng, hàng hết hạn hoặc hàng khách trả lại có thể nằm ngoài khu vực hàng bán được nhưng vẫn được tính vào tồn kho.

Kết quả:

Tồn kho trên hệ thống cao hơn khả năng bán thực tế.

Doanh nghiệp tưởng còn hàng nhưng khi Sales hoặc cửa hàng cần xuất lại không có hàng đạt tiêu chuẩn.

2.5. Nhập liệu thủ công và sử dụng nhiều file Excel

Đây là điểm đau phổ biến ở các doanh nghiệp đang quản lý kho bằng nhiều file riêng.

Một file theo dõi nhập hàng.

Một file theo dõi xuất hàng.

Một file chuyển kho.

Một file kiểm kê.

Một file tổng hợp báo cáo.

Sau đó kế toán hoặc quản lý lại phải ghép dữ liệu để đối soát.

3. Sai ở đâu khi xử lý chênh lệch hàng tồn kho?

Một quy trình xử lý chênh lệch tồn kho hiệu quả nên đi theo logic:

Phát hiện → Khoanh vùng → Đối soát → Tìm nguyên nhân → Phê duyệt → Điều chỉnh → Theo dõi tái diễn

Bước 1: Phát hiện chênh lệch

So sánh:

Tồn thực tế ↔ Tồn hệ thống

Xác định SKU, kho, vị trí và số lượng đang sai lệch.

Bước 2: Khoanh vùng giao dịch

Kiểm tra các giao dịch liên quan:

• Nhập kho
• Xuất kho
• Chuyển kho
• Trả hàng
• Hủy hàng
• Hàng hỏng
• Điều chỉnh tồn

Bước 3: Xác định nguyên nhân

Không chỉ hỏi:

“Thiếu bao nhiêu?”

Mà phải trả lời:

“Thiếu vì giao dịch nào, ở bước nào, ai thực hiện và thời điểm nào?”

Bước 4: Phê duyệt điều chỉnh

Sau khi xác định nguyên nhân, người có thẩm quyền phê duyệt việc điều chỉnh tồn kho.

Điều này giúp hạn chế tình trạng nhân viên tự sửa số liệu để làm cho báo cáo khớp.

Bước 5: Điều chỉnh và lưu lịch sử

Số liệu được cập nhật nhưng không nên xóa dấu vết của số liệu cũ.

Doanh nghiệp cần biết:

• Tồn trước điều chỉnh
• Tồn sau điều chỉnh
• Số lượng chênh lệch
• Lý do điều chỉnh
• Người thực hiện
• Người phê duyệt
• Thời điểm điều chỉnh

Bước 6: Phân tích chênh lệch lặp lại

Nếu cùng một SKU liên tục thiếu tại cùng một kho, vấn đề có thể không nằm ở kiểm kê.

Nó có thể nằm ở quy trình xuất hàng, cách ghi nhận hàng hỏng, chuyển kho hoặc cách nhân viên thao tác.

Đây mới là bước giúp doanh nghiệp chuyển từ “chữa sai” sang “ngăn sai tái diễn”.

4. Vì sao Excel khiến việc xử lý chênh lệch tồn kho mất nhiều thời gian?

Hãy hình dung một doanh nghiệp có:

• 3 kho
• 5 cửa hàng
• Hàng nghìn SKU
• Hàng trăm giao dịch nhập – xuất mỗi ngày.

Khi phát hiện một mã hàng bị lệch, Trưởng phòng Vận hành có thể phải:

Tìm file → tìm SKU → kiểm tra tồn → hỏi kho → kiểm tra phiếu nhập → kiểm tra phiếu xuất → đối chiếu chuyển kho → tìm nguyên nhân → yêu cầu điều chỉnh → cập nhật báo cáo.

Chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể kéo theo rất nhiều thao tác thủ công.

Điểm đáng lo là thời gian không nằm ở việc đếm hàng.

Thời gian nằm ở việc truy tìm lịch sử của con số.

Một hệ thống kiểm soát tồn kho tốt cần giúp doanh nghiệp không chỉ biết “đang còn bao nhiêu”, mà còn biết vì sao số lượng đó thay đổi. Inventory reconciliation hiệu quả cũng hướng đến việc xác định nguyên nhân gốc thay vì chỉ điều chỉnh số liệu cho khớp.

Xem thêm:

Phê duyệt chậm trong doanh nghiệp SME: Nguyên nhân và giải pháp giảm thời gian duyệt xuống còn vài giờ

3 thách thức lớn nhất khi scale nhân sự và giải pháp cho doanh nghiệp

5. Inforact xử lý chênh lệch hàng tồn kho như thế nào?

Với doanh nghiệp đang gặp tình trạng dữ liệu kho phân tán, vấn đề không nhất thiết là thiếu thêm một phần mềm. Vấn đề là dữ liệu và quy trình chưa được kết nối thành một luồng quản trị thống nhất.

Tập trung dữ liệu

Thay vì để dữ liệu nhập – xuất – tồn nằm ở nhiều file và nhiều nguồn khác nhau, dữ liệu được đưa về một hệ thống quản trị tập trung.

Theo dõi biến động tồn kho

Quản lý có thể theo dõi biến động theo:

Kho → SKU → giao dịch → thời điểm → người thực hiện.

Tự động hóa quy trình xử lý sai lệch

Khi phát hiện chênh lệch:

Phát hiện → tạo yêu cầu kiểm tra → phân công người xử lý → phê duyệt → điều chỉnh → lưu lịch sử.

Nhờ đó, Trưởng phòng Vận hành không phải liên tục nhắn tin hỏi:

“Mã này sao lại lệch?”

Mà có thể truy ngược dữ liệu để xác định vấn đề nằm ở đâu.

Kiểm soát thay vì chỉ báo cáo

Giá trị lớn nhất không phải là tạo thêm một báo cáo tồn kho.

Mà là biến dữ liệu tồn kho thành một quy trình có thể kiểm soát, truy vết và cải thiện liên tục.

6. Doanh nghiệp nên đo những chỉ số nào để kiểm soát tồn kho?

Không nên chỉ theo dõi tổng giá trị hàng tồn.

Một hệ thống quản trị nên theo dõi thêm:

Inventory Accuracy – Độ chính xác tồn kho

Tỷ lệ giữa số lượng tồn thực tế và số lượng tồn được ghi nhận.

Inventory Variance – Mức chênh lệch tồn kho

Theo dõi số lượng và giá trị chênh lệch theo SKU, kho hoặc cửa hàng.

Variance Frequency – Tần suất phát sinh chênh lệch

Một SKU hoặc một kho thường xuyên sai có thể là dấu hiệu của vấn đề quy trình.

Adjustment Value – Giá trị điều chỉnh tồn kho

Giúp nhà quản trị nhìn thấy tác động tài chính của sai lệch thay vì chỉ nhìn vào số lượng.

Root Cause – Nguyên nhân sai lệch

Phân loại nguyên nhân giúp doanh nghiệp biết nên cải thiện ở bước nào.

7. Từ xử lý chênh lệch tồn kho đến quản trị dữ liệu vận hành

Nếu dữ liệu nhập hàng, bán hàng, chuyển kho, hàng hỏng và kiểm kê không được kết nối, doanh nghiệp sẽ liên tục phải:

Kiểm kê → phát hiện sai → tìm nguyên nhân → sửa số → tiếp tục vận hành → lại phát sinh sai.

Đây là một vòng lặp tốn thời gian.

Doanh nghiệp cần chuyển sang một cách tiếp cận khác:

Dữ liệu phát sinh ở đâu → được ghi nhận ngay tại đó → kết nối với quy trình liên quan → tạo lịch sử → cảnh báo sai lệch → phân tích nguyên nhân → cải thiện quy trình.

Khi đó, kiểm kê không còn đơn thuần là hoạt động “đếm hàng”.

Nó trở thành một cơ chế giúp doanh nghiệp đánh giá chất lượng vận hành.

Đừng chỉ điều chỉnh số tồn, hãy tìm điểm làm dữ liệu bị sai

Một con số tồn kho không chính xác có thể bắt đầu từ rất nhiều điểm:

Nhập hàng sai → xuất hàng thiếu → chuyển kho chưa ghi nhận → hàng hỏng chưa cập nhật → dữ liệu Excel không đồng bộ → kiểm kê sai.

Vì vậy, xử lý chênh lệch hàng tồn kho hiệu quả không dừng ở việc đưa số liệu thực tế về bằng số liệu trên hệ thống.

Doanh nghiệp cần trả lời được 4 câu hỏi:

Chênh lệch bao nhiêu?

Sai ở bước nào?

Ai cần xử lý?

Làm thế nào để lỗi không lặp lại?

Đó cũng là lúc doanh nghiệp cần chuyển từ quản lý tồn kho bằng đối soát thủ công sang quản trị dữ liệu và quy trình có khả năng truy vết.

Inforact giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và kiểm soát các điểm phát sinh sai lệch trong vận hành.

👉 Đăng ký DEMO Inforact để xem cách doanh nghiệp có thể xây dựng quy trình kiểm soát tồn kho phù hợp với mô hình vận hành thực tế.

FAQ – Câu hỏi thường gặp về xử lý chênh lệch hàng tồn kho

1. Chênh lệch hàng tồn kho là gì?

Là tình trạng số lượng hàng thực tế không khớp với số lượng được ghi nhận trên hệ thống hoặc sổ sách.

2. Nguyên nhân chênh lệch hàng tồn kho phổ biến là gì?

Các nguyên nhân thường gặp gồm sai số khi nhập/xuất hàng, giao dịch chưa được ghi nhận, chuyển kho chưa cập nhật, hàng hỏng hoặc trả lại chưa xử lý, sai đơn vị tính và nhập liệu thủ công.

3. Xử lý chênh lệch tồn kho có phải chỉ cần điều chỉnh số liệu?

Không. Điều chỉnh số liệu chỉ giải quyết phần ngọn. Doanh nghiệp cần xác định nguyên nhân và điểm phát sinh sai lệch để tránh lỗi lặp lại.

4. Làm thế nào để giảm chênh lệch hàng tồn kho?

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa quy trình nhập – xuất – chuyển kho – kiểm kê, kiểm soát quyền điều chỉnh và lưu lịch sử biến động tồn kho. Kiểm kê định kỳ hoặc cycle counting cũng giúp phát hiện sai lệch sớm hơn.

5. Inforact có thể hỗ trợ gì trong quản lý tồn kho?

Inforact có thể đóng vai trò lớp quản trị dữ liệu và quy trình, giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, theo dõi biến động, chuẩn hóa luồng xử lý và tạo khả năng truy vết khi phát sinh sai lệch.

TƯ VẤN DEMO