Một trong những vấn đề khiến nhiều nhà quản lý đau đầu không phải là nhân sự “không làm”, mà là nhân sự thiếu chủ động trong công việc.

Nhân viên liên tục chờ giao việc, phải nhắc mới làm, đến sát deadline mới báo vướng mắc hoặc hoàn thành công việc không đúng kỳ vọng. Điều này khiến cấp quản lý dành phần lớn thời gian để theo dõi, nhắc nhở thay vì tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược.

Hệ quả không chỉ là lãng phí thời gian quản lý mà còn kéo theo chi phí đào tạo tăng cao, hiệu suất làm việc giảm và ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần của cả đội ngũ.

Vậy đâu là nguyên nhân?

1. Không có mục tiêu cụ thể

Nhiều doanh nghiệp giao việc theo kiểu:

• “Em xử lý giúp anh nhé.”
• “Làm sớm nhất có thể.”
• “Ưu tiên việc này.”

Nhưng không nói rõ kết quả cần đạt là gì, tiêu chuẩn đánh giá ra sao hay khi nào được xem là hoàn thành.

Khi mục tiêu không rõ ràng, mỗi nhân sự sẽ hiểu theo một cách khác nhau. Kết quả là công việc phải chỉnh sửa nhiều lần, mất thêm thời gian trao đổi và làm lại.

2. Không có mô tả công việc rõ ràng

Không ít doanh nghiệp vẫn giao việc qua Zalo, Messenger hoặc các nhóm chat.

Sau vài chục tin nhắn mỗi ngày, nhân sự rất dễ bỏ sót thông tin hoặc quên deadline.

Họ cũng không biết:

• Việc nào cần ưu tiên trước.
• Thời gian hoàn thành bao lâu là hợp lý.
• Cần phối hợp với phòng ban nào.
• Hồ sơ hoặc tài liệu liên quan đang ở đâu.

Khi công việc thiếu quy trình và mô tả rõ ràng, việc phối hợp giữa các bộ phận trở nên rời rạc, phát sinh nhiều sai sót và chậm tiến độ.

Người bị ảnh hưởng: Toàn bộ nhóm dự án và các phòng ban liên quan.

Tìm hiểu thêm: 5 sai lầm khi ứng dụng công nghệ khiến doanh nghiệp chuyển đổi số thất bại

3. Không có công cụ quản lý công việc là lý do nhân sự thiếu chủ động

Nếu nhân sự chỉ nhận việc qua email, tin nhắn hoặc file Excel, họ rất khó hình dung toàn bộ khối lượng công việc của mình.

Điều này dẫn đến các tình trạng phổ biến như:

• Quên deadline.
• Không biết công việc nào đang bị tắc.
• Không theo dõi được tiến độ cá nhân.
• Không biết nhiệm vụ nào phụ thuộc vào bộ phận khác.

Trong khi đó, cấp quản lý cũng không có dữ liệu để đánh giá tiến độ theo thời gian thực mà phải liên tục họp hoặc nhắn tin hỏi từng người.

Thời gian dành cho việc theo dõi công việc có thể lên tới vài giờ mỗi ngày, nhưng vẫn không đảm bảo thông tin đầy đủ và chính xác.

4. Cơ chế ghi nhận và đánh giá chưa rõ ràng

Khi mọi người đều được đánh giá theo cảm tính thay vì dữ liệu, nhân sự rất khó nhìn thấy sự ghi nhận xứng đáng cho những nỗ lực của mình.

Điều này khiến nhiều người chỉ làm đủ phần việc được giao thay vì chủ động đề xuất cải tiến hoặc hỗ trợ đồng đội.

Về lâu dài, doanh nghiệp sẽ gặp phải tình trạng:

• Nhân sự thiếu động lực.
• Người làm tốt không được ghi nhận.
• Người làm chưa hiệu quả không biết cần cải thiện ở đâu.
• Văn hóa làm việc chủ động dần biến mất.

Làm thế nào để nhân sự chủ động hơn?

Muốn nhân sự chủ động, doanh nghiệp không thể chỉ kỳ vọng vào ý thức cá nhân.

Điều quan trọng là xây dựng một hệ thống giúp mỗi người đều biết:

• Mục tiêu cần đạt.
• Việc cần làm.
• Thứ tự ưu tiên.
• Deadline.
• Người phối hợp.
• Tiến độ hiện tại.
• Kết quả được đo lường như thế nào.

Khi mọi thông tin đều minh bạch và được cập nhật theo thời gian thực, nhân sự có thể tự sắp xếp công việc, chủ động theo dõi tiến độ và chịu trách nhiệm với kết quả của mình.

Inforact giúp doanh nghiệp chuẩn hóa toàn bộ quy trình quản trị công việc

Inforact cung cấp nền tảng giúp doanh nghiệp đồng bộ toàn bộ quy trình từ:

• Tiếp nhận và giao việc.
• Chuẩn hóa quy trình phối hợp giữa các phòng ban.
• Theo dõi tiến độ theo thời gian thực.
• Tự động tổng hợp báo cáo.
• Đánh giá hiệu suất dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Nhân sự dễ dàng quản lý khối lượng công việc cá nhân, chủ động xử lý trước khi đến hạn và hạn chế tình trạng trễ deadline.

Trong khi đó, cấp quản lý có thể theo dõi toàn bộ tiến độ, chất lượng và hiệu quả công việc trên một Dashboard duy nhất, từ đó đưa ra quyết định nhanh hơn và sát với tình hình thực tế.

Thay vì dành thời gian để nhắc việc mỗi ngày, doanh nghiệp có thể xây dựng một hệ thống vận hành mà ở đó mỗi nhân sự đều biết mình cần làm gì, đang ở đâu và phải chịu trách nhiệm với kết quả như thế nào.

Đó cũng là nền tảng để doanh nghiệp nâng cao năng suất, giảm chi phí quản lý và xây dựng đội ngũ làm việc chủ động, bền vững.

Xem thêm:

Tính Năng Tự Động Hoá Trong Inforact Data: Chuẩn Hoá Quy Trình, Tối Ưu Hiệu Suất

Phân Quyền Truy Cập: Nền Tảng Quản Trị Dữ Liệu Thông Minh