Chuyển đổi số doanh nghiệp: Khi dữ liệu không còn “nằm im” trong từng phòng ban

Chuyển đổi số doanh nghiệp không chỉ là số hóa tài liệu hay sử dụng thêm phần mềm. Doanh nghiệp cần kết nối dữ liệu, quy trình và AI để tạo ra một hệ thống vận hành thống nhất.

Doanh nghiệp có thể đang sử dụng hàng chục phần mềm mỗi ngày nhưng vẫn mất hàng giờ để tìm thông tin.

+ Phòng kinh doanh có CRM.

+ Kế toán có phần mềm riêng.

+ Nhân sự quản lý trên Excel.

+ Marketing theo dõi dữ liệu trên nhiều nền tảng.

Công việc được giao qua chat, email hoặc các nhóm nội bộ. Mỗi bộ phận đều đang “số hóa” nhưng khi ban lãnh đạo cần trả lời một câu hỏi đơn giản như:

“Hiện tại doanh nghiệp đang vận hành như thế nào?”

Câu trả lời lại không nằm ở một nơi.

Đây chính là một trong những bài toán quan trọng mà chuyển đổi số doanh nghiệp cần giải quyết trong giai đoạn mới: không chỉ đưa dữ liệu lên hệ thống, mà phải khiến dữ liệu có thể kết nối, được sử dụng và tạo ra hành động.

Số hóa nhiều nhưng doanh nghiệp vẫn có thể vận hành thủ công

“Số hóa” và “chuyển đổi số” không hoàn toàn giống nhau. Số hóa có thể bắt đầu từ việc chuyển tài liệu giấy thành file điện tử, sử dụng phần mềm kế toán, CRM, ERP hoặc đưa quy trình phê duyệt lên nền tảng trực tuyến.

Đó là bước cần thiết.

Nhưng nếu sau khi số hóa, nhân viên vẫn phải tải dữ liệu từ hệ thống A về Excel rồi nhập lại vào hệ thống B, quản lý vẫn phải nhắn tin hỏi tiến độ và nhân sự vẫn phải tổng hợp báo cáo thủ công, doanh nghiệp mới chỉ thay đổi công cụ, chưa thay đổi cách vận hành.

+ Một quy trình được chuyển từ giấy sang Excel chưa chắc đã là một quy trình số.

+ Một báo cáo được chuyển từ file Excel sang dashboard cũng chưa chắc đã tạo ra giá trị nếu dữ liệu phía sau không được cập nhật đồng bộ.

Vì vậy, mục tiêu của chiến lược chuyển đổi số không nên dừng ở câu hỏi: “Doanh nghiệp đã sử dụng phần mềm gì?”

Mà nên bắt đầu bằng câu hỏi:

“Công nghệ đang giúp doanh nghiệp ra quyết định và thực hiện công việc tốt hơn như thế nào?”

“Khoảng trống dữ liệu” đang khiến doanh nghiệp mất nhiều hơn họ nghĩ

Trong một doanh nghiệp, dữ liệu không chỉ là doanh thu hay số lượng đơn hàng. Đó còn là thông tin khách hàng, lịch sử giao dịch, tồn kho, tiến độ công việc, hiệu suất nhân sự, chi phí, phản hồi khách hàng, tài liệu nội bộ và hàng loạt dữ liệu phát sinh mỗi ngày.

Vấn đề là những dữ liệu này thường được tạo ra ở nhiều điểm khác nhau.

Một khách hàng có thể xuất hiện trong CRM nhưng thông tin trao đổi lại nằm trong email, lịch sử tư vấn nằm trong Zalo, báo giá nằm trong Google Drive, đơn hàng nằm ở một hệ thống khác.

Khi những dữ liệu này không được kết nối, doanh nghiệp hình thành một “khoảng trống dữ liệu”. Và khoảng trống đó tạo ra rất nhiều chi phí vô hình.

+ Nhân viên mất thời gian tìm kiếm.

+ Quản lý mất thời gian xác nhận.

+ Bộ phận này phải chờ bộ phận khác.

+ Báo cáo mất nhiều thời gian tổng hợp.

+ Lãnh đạo ra quyết định dựa trên dữ liệu chưa hoàn chỉnh.

Đáng nói hơn, những chi phí này thường không xuất hiện thành một dòng cụ thể trong báo cáo tài chính nhưng chúng lặp lại mỗi ngày.

Dữ liệu tập trung không có nghĩa là gom tất cả vào một chỗ

Một quan niệm khác cần thay đổi trong quản trị dữ liệu doanh nghiệp là “tập trung dữ liệu” đồng nghĩa với việc đưa tất cả dữ liệu vào một hệ thống duy nhất.

Thực tế phức tạp hơn:

Doanh nghiệp có thể vẫn cần CRM, ERP, phần mềm kế toán, POS, nền tảng thương mại điện tử hay các công cụ chuyên biệt khác. Điều quan trọng là các hệ thống này cần có khả năng kết nối và trao đổi dữ liệu khi cần thiết.

Một hệ thống chuyển đổi số hiệu quả cần tạo ra một lớp kết nối giúp doanh nghiệp nhìn thấy bức tranh tổng thể mà không nhất thiết phải loại bỏ toàn bộ những công cụ đang sử dụng. Khi đó, dữ liệu từ nhiều nguồn có thể được thu thập, chuẩn hóa và đưa về đúng ngữ cảnh. Đây là bước quan trọng để doanh nghiệp tiến từ “có dữ liệu” sang “sử dụng được dữ liệu”.

Quy trình mới là nơi chuyển đổi số tạo ra giá trị

Dữ liệu tốt nhưng nếu quy trình vẫn thủ công, hiệu quả chuyển đổi số vẫn bị giới hạn.

Hãy lấy một quy trình phê duyệt đơn hàng làm ví dụ.

Nếu nhân viên gửi yêu cầu qua nhóm chat, quản lý phản hồi bằng tin nhắn, kế toán kiểm tra trên một file khác và bộ phận vận hành chỉ bắt đầu xử lý sau khi nhận được email xác nhận, doanh nghiệp đang phụ thuộc vào rất nhiều điểm trung gian.

Chỉ cần một người quên phản hồi hoặc một thông tin bị bỏ sót, quy trình có thể bị chậm.

Số hóa quy trình giúp thay đổi cách công việc di chuyển trong tổ chức.

Yêu cầu được tạo trên hệ thống.

Người phụ trách được xác định.

Điều kiện xử lý được thiết lập.

Người phê duyệt nhận thông báo.

Trạng thái được cập nhật tự động.

Dữ liệu được lưu lại.

Các bước tiếp theo được kích hoạt theo điều kiện đã định.

Khi đó, công việc không còn phụ thuộc quá nhiều vào việc “ai nhớ việc gì”.

Đó chính là nền tảng của tự động hóa doanh nghiệp.

AI sẽ thay đổi chuyển đổi số như thế nào?

Nếu giai đoạn đầu của chuyển đổi số tập trung vào việc đưa quy trình lên hệ thống, giai đoạn tiếp theo sẽ tập trung nhiều hơn vào việc khai thác dữ liệu bằng AI.

AI trong doanh nghiệp không chỉ nên được nhìn nhận như công cụ viết nội dung hoặc trả lời câu hỏi.

Khi được kết nối với dữ liệu và quy trình phù hợp, AI có thể trở thành một lớp hỗ trợ trực tiếp cho hoạt động vận hành.

Ví dụ, thay vì mất thời gian mở nhiều báo cáo để kiểm tra tình hình kinh doanh, người quản lý có thể đặt câu hỏi bằng ngôn ngữ tự nhiên:

“Doanh thu tuần này thay đổi thế nào so với tuần trước?”

“Nhóm sản phẩm nào đang có dấu hiệu giảm doanh số?”

“Đơn hàng nào đang bị chậm xử lý?”

“Những công việc nào quá hạn trong tuần này?”

“Chi phí của bộ phận nào đang tăng bất thường?”

Giá trị không nằm ở việc AI “trả lời được”.

Giá trị nằm ở việc AI có thể trả lời dựa trên dữ liệu thực tế của doanh nghiệp và giúp con người chuyển từ thông tin sang hành động.

Từ Dashboard sang “Actionable Data”

Dashboard từng là một bước tiến lớn trong quản trị doanh nghiệp.

Thay vì chờ báo cáo Excel, nhà quản lý có thể theo dõi các chỉ số gần như theo thời gian thực.

Nhưng một dashboard chỉ cho biết điều gì đang xảy ra.

Doanh nghiệp còn cần biết:

Tại sao nó xảy ra?

Cần làm gì tiếp theo?

Đây là nơi AI có thể tạo ra một lớp giá trị mới.

Thay vì chỉ hiển thị:

“Doanh số giảm 12%.”

Hệ thống có thể hỗ trợ phân tích:

Doanh số giảm chủ yếu ở nhóm sản phẩm nào?

Khu vực nào giảm mạnh nhất?

Khách hàng nào có dấu hiệu giảm tần suất mua?

Những yếu tố nào có thể liên quan?

Nhân sự phụ trách cần kiểm tra điều gì?

Từ đó, dữ liệu không còn chỉ để xem.

Dữ liệu bắt đầu được dùng để ra quyết định.

Đó là bước tiến quan trọng trong hành trình chuyển đổi số doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần một “lớp vận hành” mới

Khi doanh nghiệp phát triển, số lượng dữ liệu và công cụ cũng tăng lên.

Nếu không có một lớp quản trị chung, tổ chức rất dễ rơi vào tình trạng:

Nhiều phần mềm → nhiều dữ liệu → nhiều tài khoản → nhiều quy trình → nhiều điểm đứt gãy.

Thay vì tiếp tục bổ sung thêm công cụ cho từng vấn đề riêng lẻ, doanh nghiệp cần một không gian có khả năng kết nối những thành phần này lại.

Đây là hướng tiếp cận của AI Workspace.

AI Workspace không đơn thuần là một chatbot đặt bên cạnh các phần mềm doanh nghiệp.

Nó hướng đến việc trở thành lớp làm việc kết nối:

Dữ liệu + Quy trình + Con người + AI.

Khi đó, nhân viên không chỉ truy cập dữ liệu.

Họ có thể làm việc với dữ liệu.

Quản lý không chỉ xem báo cáo.

Họ có thể đặt câu hỏi và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

AI không chỉ trả lời.

AI có thể trở thành một phần của quy trình vận hành.

Inforact: Kết nối dữ liệu, quy trình và con người trong một AI Workspace

Inforact được định hướng như một AI Workspace cho doanh nghiệp, giúp kết nối dữ liệu, quy trình và con người trong cùng một không gian làm việc số.

Thay vì tiếp tục để dữ liệu phân tán trong từng hệ thống, Inforact hướng đến việc kết nối với các nguồn dữ liệu và công cụ doanh nghiệp đang sử dụng, từ đó tạo ra một nền tảng thống nhất hơn cho quản trị và vận hành.

Doanh nghiệp có thể từng bước xây dựng:

• Hệ thống dữ liệu tập trung và có cấu trúc.
• Quy trình làm việc được chuẩn hóa.
• Workflow và phê duyệt tự động.
• Dashboard theo dõi hoạt động.
• Khả năng kết nối với CRM, ERP, POS và các hệ thống khác.
• AI hỗ trợ truy vấn, phân tích và khai thác dữ liệu.
• Một không gian làm việc thống nhất cho các phòng ban.

Mục tiêu cuối cùng không phải là khiến doanh nghiệp có thêm một công cụ.

Mà là giúp doanh nghiệp giảm khoảng cách giữa dữ liệu và hành động.

Chuyển đổi số trong giai đoạn mới: Ít công cụ hơn, nhiều kết nối hơn

Doanh nghiệp không nhất thiết phải sử dụng ít phần mềm hơn.

Điều cần giảm là sự phân mảnh trong cách các công cụ hoạt động với nhau.

Một chiến lược chuyển đổi số tốt cần trả lời được 4 câu hỏi:

Dữ liệu đang nằm ở đâu?

Quy trình đang chạy như thế nào?

Ai đang chịu trách nhiệm ở từng bước?

AI có thể hỗ trợ phần nào để con người ra quyết định nhanh hơn?

Khi bốn câu hỏi này được giải quyết, chuyển đổi số không còn là một dự án công nghệ đơn lẻ.

Nó trở thành quá trình xây dựng một hệ thống vận hành mới cho doanh nghiệp.

Và khi dữ liệu không còn nằm im trong từng phòng ban, doanh nghiệp sẽ bắt đầu có một lợi thế rất khác:

Dữ liệu được kết nối → quy trình được vận hành → AI được khai thác → quyết định được đưa ra nhanh hơn.

Đó mới là giá trị thực sự của chuyển đổi số doanh nghiệp trong kỷ nguyên AI.

Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi số doanh nghiệp

Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?

Chuyển đổi số doanh nghiệp là quá trình ứng dụng công nghệ và dữ liệu để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, quản trị, phục vụ khách hàng và ra quyết định. Chuyển đổi số không chỉ dừng ở việc sử dụng phần mềm mà còn bao gồm việc kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và tự động hóa hoạt động.

Doanh nghiệp nhỏ có cần chuyển đổi số không?

Có. Doanh nghiệp nhỏ có thể bắt đầu từ những quy trình gây mất nhiều thời gian như quản lý khách hàng, báo cáo, phê duyệt, quản lý công việc, tồn kho hoặc chăm sóc khách hàng. Không nhất thiết phải triển khai một hệ thống lớn ngay từ đầu.

AI có thay thế chuyển đổi số không?

Không. AI là một thành phần quan trọng trong chuyển đổi số giai đoạn mới nhưng AI cần dữ liệu, quy trình và quyền truy cập phù hợp để tạo ra giá trị thực tế. Doanh nghiệp càng có nền tảng dữ liệu và quy trình tốt, khả năng khai thác AI càng hiệu quả.

Inforact có phải là phần mềm ERP không?

Inforact được định hướng là một AI Workspace, tập trung vào việc kết nối dữ liệu, quy trình, con người và AI. Nền tảng có thể kết nối với các hệ thống doanh nghiệp hiện có thay vì yêu cầu doanh nghiệp phải thay thế toàn bộ công cụ đang sử dụng.

Xem thêm:

Khi quy trình Nhật gặp thói quen Việt: Doanh nghiệp cần làm gì để chuẩn hóa?

4 nguyên nhân khiến nhân sự thiếu chủ động trong công việc và cách doanh nghiệp khắc phục từ gốc