Tự Động Hóa Toàn Bộ Quy Trình Tính Lương & Thông Báo Đến >100 Nhân Sự: Salework Đã Làm Cách Nào?

Trước đây, mỗi kỳ lương, chị Hạnh – trưởng phòng HCNS của Salework – với 120 nhân viên – chị Hạnh lại rơi vào vòng xoáy căng thẳng: dành 5-7 ngày để thu thập dữ liệu từ 4 hệ thống khác nhau, tổng hợp thủ công vào Excel, gửi email đến từng nhân viên để thông báo phiếu lương… cho đến khi sử dụng Hệ thống HCNS tính lương tự động được tích hợp sẵn trong Inforact Data.

Trước khi tự động hóa, quy trình tính lương của Salework cũng giống như nhiều doanh nghiệp khác: Luôn tồn tại một chuỗi công việc thủ công đầy rủi ro:

Những thách thức của phòng Kế toán – HCNS

1. Dữ liệu phân mảnh ở 5 nơi khác nhau: thông tin nhân viên (Google Sheets), chấm công (máy chấm công riêng), đơn xin nghỉ (Google Form), đơn hàng (phần mềm bán hàng), hoa hồng (Excel)….
2. Xử lý thủ công chiếm 80% thời gian: sao chép, dán, đối chiếu, tính toán thủ công trên Excel với hàng trăm công thức phức tạp;
3. Bảo mật “ảo”: File Excel tổng lương gửi qua email cho kế toán, sau đó cắt nhỏ gửi cho từng nhân viên – rủi ro rò rỉ thông tin rất cao, Google Sheets thì không thể phân quyền đến từng cột cho mỗi nhân viên…
4. Truyền thông mất thời gian: Mất 2-3 giờ chỉ để gửi email phiếu lương cho 100+ nhân viên.

Đến mỗi kỳ lương, cả phòng HCNS và Kế toán đều rối tung lên bởi chị Hạnh và cả phòng HCNS mất:

• 40 giờ làm việc/tháng của HCNS chỉ dành cho tính lương;
• 15-20% tỉ lệ sai sót trong các kỳ lương đầu tiên;
• 3-5 ngày từ khi có dữ liệu đến khi nhân viên nhận được phiếu lương.

Là một công ty công nghệ với đội ngũ kỹ sư đầy sáng tạo và nhiệt huyết, SALEWORK đã cùng Đội ngũ Inforact dành thời gian dài nghiên cứu và cho ra đời Hệ thống HCNS tính lương tự động được tích hợp sẵn trong Inforact Data. Salework cũng tiên phong ứng dụng hệ thống này ngay trong chính tổ chức của mình để tiếp tục hoàn thiện và phát triển. Hệ thống cho phép tự động hóa toàn bộ quy trình tính lương và gửi thông báo đến hơn 100 nhân sự về bảng lương cuối kỳ.

Sau hơn 2 năm nghiên cứu và ứng dụng Inforact Data đã xây dựng một “hệ sinh thái dữ liệu nhân sự” với 5 lớp tự động hóa:

LỚP 1: TÍCH HỢP DỮ LIỆU ĐA NGUỒN TỰ ĐỘNG

Cho phép tích hợp mọi nguồn dữ liệu có sẵn của tổ chức để nhanh chóng chuyển đổi và sử dụng hệ thống thay vì mất thời gian xử lý lại dữ liệu một cách thủ công. Mọi thông tin của nhân sự được phòng HCNS – Kế toán lưu lại nhanh chóng và sắp xếp khoa học.

LỚP 2: TÍNH LƯƠNG TỰ ĐỘNG

Bảng lương trong Inforact Data không phải là file Excel tĩnh mà là một Base động với:

Công thức tự động: Sau khi upload thông tin nhân sự, hệ thống tự động trả về kết quả liên quan đến chấm công, bảng lương, hoa hồng… của nhân sự.

Tính năng linh hoạt:

• QUERY xuyên Base: Lấy dữ liệu từ nhiều Base khác nhau mà không cần copy-paste.
• Tự động hoá (Automation): Automation trong Inforact Data hoạt động như một “trợ lý ảo” thông minh, chỉ cần thiết lập điều kiện, hệ thống tự động thực hiện hành động gửi thông báo trực tiếp đến nhân viên để kiểm tra được bảng lương, chấm công trong tháng thay vì gửi thông báo.
• Tự động kiểm tra lỗi (Record constrain): Cảnh báo khi dữ liệu nguồn thiếu hoặc không nhất quán, tránh nhập sai dữ liệu.

LỚP 3: PHÂN QUYỀN THÔNG MINH ĐẾN TỪNG CỘT DỮ LIỆU

Lợi ích: Mỗi người chỉ thấy đúng và đủ thông tin họ cần, không còn tình trạng gửi nhầm file lương.

LỚP 4: TỰ ĐỘNG HÓA PHIẾU LƯƠNG & TRUYỀN THÔNG

Khi kế toán nhấn nút “Xác nhận hoàn tất bảng lương” sẽ có template để bạn sẵn sàng chỉnh sửa và gửi Mail thông báo tự động đến nhân sự công ty.

LỚP 5: BÁO CÁO & PHÂN TÍCH THỜI GIAN THỰC

• Dashboard chi phí lương: Theo dõi biến động chi phí lương theo phòng ban, chức vụ, thâm niên
• Cảnh báo bất thường: Tự động phát hiện khi lương nhân viên tăng/giảm đột biến
• Dự báo chi phí: Tự động tính toán dự báo chi phí lương cho các tháng tiếp theo dựa trên kế hoạch tuyển dụng

KẾT QUẢ CHỈ SAU 3 THÁNG TRIỂN KHAI

Số liệu từ Salework:

• Nhân viên: Thấy được rõ tổ chức chuyên nghiệp, minh bạch, nhận lương đúng thời gian quy định
• Kế toán: Không còn phải đối chiếu số liệu với HCNS, mọi thứ đã nhất quán trên hệ thống
• Ban giám đốc: Có ngay báo cáo tổng quan chi phí lương chỉ 5 phút sau khi kết thúc kỳ

Lộ trình mà chị Hạnh đã áp dụng Hệ thống HCNS tính lương tự động được tích hợp sẵn trong Inforact Data:

1. Chuyển đổi dữ liệu nhân viên từ Excel vào Inforact Data, thiết lập cấu trúc Base
2. Kết nối API với hệ thống chấm công và phần mềm bán hàng
3. Thiết lập công thức tính lương với sự hỗ trợ từ Đội ngũ Inforact.
4. Cấu hình phân quyền và template phiếu lương
5. Thiết lập workflow tự động gửi thông báo
6. Chạy thử nghiệm với dữ liệu tháng trước, đào tạo nhân sự

Yêu cầu kỹ thuật tối thiểu:

• Không cần lập trình viên
• Không cần máy chủ riêng
• Chỉ cần 1 người HCNS, 1 kế toán
• Hỗ trợ 24/7 từ đội ngũ Salework

Sau khi thiết lập đơn giản, chị Hạnh đã có thể sử dụng hệ thống HCNS tính lương tự động trong Inforact Data. Mỗi kỳ lương hàng tháng của Salework đều được tính toán tự động hoá chuyên nghiệp, không cần đến sự can thiệp quá nhiều từ đội ngũ nhân sự và phòng kế toán.

Câu chuyện của chị Hạnh không phải về việc áp dụng công nghệ phức tạp hay mua thêm phần mềm mà là áp dụng đúng giải pháp cho đúng bài toán.

Inforact Data không phải là một phần mềm tính lương thông thường mà đó là nền tảng kết nối và tự động hóa luồng dữ liệu nhân sự, biến quy trình phức tạp thành đơn giản, biến rủi ro thành kiểm soát, biến chi phí thành đầu tư.

Bài toán >100 nhân sự không còn là thách thức khi có công cụ phù hợp. Vấn đề không phải là quy mô mà là phương pháp.

🎯 BẠN CŨNG MUỐN TỰ ĐỘNG HÓA QUY TRÌNH TÍNH LƯƠNG?

• Trải nghiệm ngay template hệ thống tính lương tự động: https://data.inforact.com/share/f8ac1516925b4dcba758ea248b195d8d

 

Nhận tư vấn miễn phí